Внедрение электронного документооборота: ожидание и реальность

Все большее количество предпринимателей внедряют системы электронного документооборота. Те же, кто еще не успел это сделать до этого, всерьез задумались. Пандемия COVID-19 стала тяжелым ударом для бизнеса и обнаружила необходимость адаптироваться к новым реалиям.

Одним из таких шагов является внедрение электронного документооборота. Давайте разберём тему ожиданий и реальности в этом процессе.

Какую выгоду получает бизнес от внедрения СЭД и чего напротив ждать не стоит.

1.     Ожидание: «Минимизация печати и расходов на печать». Реальность: при правильном внедрении СЭД происходит снижение объемов печати, но вовсе не этот параметр является главным преимуществом СЭД для большинства российских компаний, полностью исключить печать невозможно и, как показывает практика, неэффективно.

2.     Ожидание: «Можно сэкономить на услугах почты и курьерской отправки». В данном вопросе ожидание совпадает с реальностью. Действительно многие компании отмечают это как плюс внедрения СЭД.

3.     А вот с юридической точки зрения ожидания от внедрения электронного документооборота наоборот зачастую занижены. Однако, времена, когда суды скептически относились к электронным документам давно миновали. Все, кого еще терзают сомнения, могут ознакомиться с  Приказом №252 от 28.12.2016 "Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа". Вот тут как раз открывается возможность сэкономить время и деньги при подаче документов в суд. Аналогично документы можно направлять во всё больший перечень органов и организаций.

4.     Сегодня уже никто не будет спорить, что в электронном виде гораздо легче искать информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать. Поэтому задачи хранения и поиска документов с внедрением СЭД решаются легко. И тут реальность оправдывает все ожидания.

5.     Отдельным вопросом при внедрении СЭД стоит безопасность. Ожидания тут, скорее, занижены, есть даже некоторые беспокойства бизнеса и даже страх кражи данных компании.  В действительности же за утечку информации любой оператор СЭД отвечает в соответствии с законодательством РФ. Так что оператор не меньше вашего, а то и больше заинтересован в отсутствии каких-либо утечек данных. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах: по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в зашифрованном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Поэтому, если пользователь сам не передаст данные, утечка информации исключена. Важно понимать, что СЭД может быть расположен не только «в облаке», но и на ресурсах заказчика, в этом случае можно вообще организовать полностью закрытый контур, и доступ к системе можно будет осуществить только с определенных устройств. Но это довольно затратно, поэтому при разработке СЭД активно используются средства криптографической защиты информации, чтобы даже при публичном размещении системы доступ к ней был ограничен.

6.     Самое главное ожидание - «Экономия времени». И действительно при правильном внедрении электронного документооборота экономится время как рядовых сотрудников, так и руководителей. Ведь СЭД позволяет экономить сотрудникам до 60% времени работы с документами. Когда работа с документами в разы ускоряется, и сотрудники тратят на нее меньше времени, снимаются затраты на деятельность, связанную с подготовкой, обработкой, доставкой документов и получением платежей. Не менее полезно и то, что ускоряется принятие решений, и повышается их качество. Когда все процессы наглядно представлены в СЭД, руководителю в разы легче осуществлять мониторинг.

Михайлова Анна Сергеевна,
Начальник отдела интеллектуального анализа данных,
Консорциум "Кодекс"

http://kodeksdoc.ru/