7 верных признаков, того что вашему бизнесу нужен СЭД

Сейчас ведение бумажных журналов регистрации напоминает пережиток прошлого, традиционная канцелярская работа уступает место цифровизации. Любой сотрудник как часть компании сейчас не представляет жизнь без современных технологий. Зачем же использовать устаревшие методы работы с документами?

1. Вашим сотрудникам не хватает времени подготовить документы. 

Если ваши работники раз за разом жалуются на то, что процесс подготовки, передачи и согласования документов забирает у них слишком много ценного рабочего времени, то вам давно пора задуматься о внедрении СЭД. Ведь система электронного документооборота позволяет экономить сотрудникам до 60% времени работы с документами.

2. Сложно найти нужные документы или они теряются. 

Хранение и поиск документов на бумаге требуют дополнительных затрат и ресурсов. В отличие от них, электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки. Легко отследить всю жизнь документа.

3. Необходимо сократить затраты. 

Когда работа с документами в разы ускоряется и сотрудники тратят на нее меньше времени, снимаются затраты на деятельность, связанную с подготовкой, обработкой, доставкой документов и получением платежей.

4. Хочется ускорить принятие решений и повысить их качество.

Когда все процессы наглядно представлены в СЭД, руководителю легче осуществлять мониторинг. Это особенно важное преимущество СЭД, ведь любое управленческое решение должно подкрепляться достоверной и актуальной информацией.

5. Стоит задача упростить взаимодействие с контролирующими органами.

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

6. Вы не хотите отставать от конкурентов.

Контроль исполнения всех поручений позволит «держать руку на пульсе. Компании, которые пользуются СЭД, гораздо лучше контролируют информационные потоки внутри организации.

7. Желание идти в ногу со временем и быть прогрессивной компанией.

Сейчас ведение бумажных журналов регистрации напоминает пережиток прошлого, традиционная канцелярская работа уступает место цифровизации. Любой сотрудник как часть компании сейчас не представляет жизнь без современных технологий. Зачем же использовать устаревшие методы работы с документами?

Михайлова Анна Сергеевна, Начальник отдела​интеллектуального анализа данных, Консорциум «Кодекс» http://kodeksdoc.ru/